Личные карточки
Личные карточки формы Т-2 (приложение 11) заводятся на всех работников предприятия (кроме государственных служащих), независимо от того, приняты они на временную или постоянную работу. Личная карточка является основным документом по учету персонала. Все записи в карточке делаются на основании представленных работником документов. Карточка оформляется в одном экземпляре.
Личные карточки заполняются машинописным способом или от руки лицом, ответственным за работу с персоналом или секретарем. При заполнении личной карточки сокращения недопустимы.
Лицевая сторона личной карточки содержит разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете». Раздел «Общие сведения» заполняется по данным паспорта, диплома и трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом). Раздел «Сведения о воинском учете» заполняется на основании данных военного билета. На оборотной стороне содержатся данные об отпусках, назначениях, перемещениях, дополнительных сведениях и причинах увольнения.
Код профессии и специальности заполняются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике также отражаются в личной карточке.
Свободные сроки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации.
После оформления раздела «Общие сведения» лицо, на которое оформляется личная карточка при приеме на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные строки в п. 6 раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
При заполнении пункта о трудовой деятельности организации необходимо именовать так, как они именовались в период работы в них. Военную службу необходимо записывать с указанием должности.
С каждой записью о приемах на работу, переводах на другую постоянную работу, вносимой на основании приказа (распоряжения), администрация должна ознакомить работника под роспись в соответствующей графе.
В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендовано хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
Сюда же заносятся и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета.
На научных и научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2 составляется форма Т-4.
Личные карточки хранятся в сейфе предприятия в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в отдельное дело (также по алфавиту). При передаче данного дела в архив все карточки нумеруются и на них составляется внутренняя опись (приложение 12).
Личные карточки хранятся 75 лет с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.