Опишите средства организационной техники для составления и оформления текстовых документов
Минимальный набор оборудования рабочего места секретаря включает в себя: компьютер, телефонный аппарат или мини-АТС (может добавиться селектор), копировальный аппарат, степлер (сшиватель документов) и факс. Кроме того, на столе должны находиться: настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с обычными канцелярскими принадлежностями (ножницами, ножом для бумаг, ручками различных видов и цветов, карандашами, клеящими карандашами и др.) и блокнот для записей.
Особое значение должно придаваться оборудованию рабочего места оргтехникой, которая сокращает время и трудовые затраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. На столе, где расположен компьютер, или рядом с ним располагается принтер.
Принтер должен быть в пределах досягаемости секретаря. Это важно и из соображений конфиденциальности.
В современных офисах компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети организации, а в случае приема-передачи факсов и электронной почты необходимо иметь выход в Интернет.
Все служебные документы во время работы секретаря должны лежать определенным образом. Поступившие и необходимые постоянно должны находиться на так называемой рабочей плоскости стола, а используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах.
На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Информация должна быть четко систематизирована, чтобы секретарь в нужный момент мог быстро ее найти, определив по установленному в организации индексу, в каком ящике и папке находится нужный документ. Очень удобно, когда все дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, имеют яркую маркировку, различную по расцветке, и специальные отметки, номера дел по номенклатуре.
Секретарь должен иметь следующие справочники:
· подробную карту города;
· телефонный справочник с адресами и телефонами организаций;
· справочник внутренних организаций;
· справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников;
· словарь русского и белорусского языков;
· справочник адресов Интернета;
· иностранные словари.
Вспомогательная зона оборудуется шкафами (лучше всего встроенными) для хранения дел, платяным шкафом и сейфом. Желательно для оформления интерьера приемной найти место живым растениям, которые являются природными очистителями воздуха в помещениях, снижают уровень шума (в офисах с постоянно работающими компьютерами).