Служба делопроизводства в ОАО ХЗБ и ее задачи
) главный специалист;
) ведущий специалист;
) специалист.
К техническим работникам относятся:
) секретари;
) делопроизводители;
) архивисты;
) курьеры.
Службу делопроизводства возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождается от должности приказом руководителя учреждения.
Руководитель службы делопроизводства должен иметь высшее или среднее специальное образование (со стажем работы в службе делопроизводства не менее трех лет).
Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, руководитель службы делопроизводства выполняет следующие задачи:
) контролирует выполнение установленных правил работы с документами в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;
) докладывает руководителю учреждения о состоянии работы с документами;
) вносит на рассмотрение руководства представления о приеме перевода и увольнения работников службы делопроизводства, поощрения и взыскания;
) принимает меры и осуществляет контроль за сокращением лишнего документной информации в данном учреждении и сети подведомственных учреждений;
) подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
) принимает участие в заседаниях коллегиального органа, а также совещаниях, проводимых руководством учреждения по вопросам делопроизводства и документооборота.
Руководитель делопроизводственной службы имеет право:
) привлекать специалистов структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
) требовать от структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;
) возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований.
На руководителя службы делопроизводства возлагается персональная ответственность за:
) обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в учреждении;
) выполнение плана работы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц службы делопроизводства;
) соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в коллективе службы делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства по характеру деятельности взаимодействует:
) с руководителями структурных подразделений данного учреждения и сети подведомственных учреждений - по документированию, контроля и проверки исполнения документов, работы коллегиальных органов, подготовки и представления необходимых руководству документов, использования документной информации в служебных целях;
) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов документов;
) с отделами кадров, труда и заработной платы - по расстановке кадров, повышения квалификации должностных лиц в работе с документами;
) со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения организации и, в частности, работников службы делопроизводства средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам бытового обслуживания [22].