Формирование и хранение личных дел
Приказ, распоряжение о назначении на должность или освобождении от должности выдается по месту работы также в отношении тех работников, которые назначаются органом высшего уровня. В нем указывается дата фактического вступления в должность, освобождении от должности.
После назначения работника на должность к личному делу прилагаются:
) приказ, распоряжение о назначении на должность;
) копии указов, постановлений, приказов, распоряжений вышестоящих органов о назначении (решений об избрании) на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
) копии документов о предоставленных льготах;
) копия паспорта;
) копия военного билета (для военнообязанных);
) кроме личной карточки и биографической справки, - опись документов личного дела. Бланк описания документов заполняется при формировании личного дела и дополняется с поступлением каждого нового документа.
Работник кадровой службы, получая материалы к личному делу, должен проверить соблюдение правил их заполнения, соответствие указанных в них сведений с оригиналами документов (паспорта, военного билета, документа об образовании и т.д.).
Личное дело должно быть сформировано и зарегистрировано в книге учета движения личных дел не позднее недельного срока после назначения на должность.
После формирования и регистрации личного дела на бумажных носителях работник кадровой службы формирует личное дело в электронной форме. При формировании личного дела в электронной форме в порядке, определенном Главгосслужбой согласно Постановлению Кабинета Министров Украины № 1151 от 19.09.2007 года. Документы сканируются, заносятся в компьютерную систему и заверяются цифровой подписью руководителя кадровой службы, кроме личной карточки и биографической справки.
Правила группировки документов в дела:
) в дела помещаются только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные согласно требованиям действующих нормативных актов;
) не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату (со штампом, принадлежащий органу высшего уровня)
) документы группируются в дела за год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы должностного лица в учреждении;
) документы, подлежащие включению в состав Национального архивного фонда (постоянного хранения), и документы временного, в том числе длительного (свыше 10 лет), хранения формируются в разные дела. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело.
) Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).
В личных делах документы группируются в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности:
) внутренняя опись документов дела;
) заявление о приеме на работу (контракт);
) направление или представление;
) личный листок по учету кадров;
) автобиография;
) документы об образовании (копии);
) выдержки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;