Анализ и корректировка ОСУ
Также при изменениях в ОСУ необходимо работать с компанией как с единым целым. Многие проблемы организационной структуры не решаются без параллельных изменений в системе планирования, мотивации персонала и пр. Очень часто, для того чтобы повысить эффективность работы компании, достаточно четко согласовать работу ее отдельных элементов.
Следует также отметить, что любые изменения нужно проводить постепенно. Это связанно с тем, что в компании между сотрудниками обычно складываются определенные устойчивые, хотя часто неосознаваемые нормы поведения, формальные и неформальные взаимоотношения. Попытка резких перемен в структуре, нарушающих привычный порядок работы, может привести к неприятию изменений и сопротивлению им со стороны коллектива. В связи с этим руководству компании следует заранее просчитать скорость и последовательность своих действий, а также подготовить персонал к изменениям.
Известно много разнообразных инструментов для работой со структурой, называемых «жесткими», - от должностных инструкций, матриц ответственности и регламентов взаимодействия до моделей бизнес-процессов с использованием специальных программных продуктов. Наряду с ними важно использовать и другой тип инструментов, называемых «мягкими» - терпеливое объяснение сотрудникам компании целей изменений, новых принципов работы, совместное обсуждение возможных проблем и поиск решений - т.е. все, что создает доверие в коллективе.
Проводя изменения в ОСУ компании, акцент следует сделать на упрощение структуры и сдерживание затрат. Если компания развивается, то ее структура постепенно становится все сложнее и сложнее, а соответственно, растут и издержки. При этом появляются новые направления, открываются новые проекты и направления работы под которые создаются новые структурные единицы и нанимается персонал. Часть проектов оказывается успешной, другая - нет. Однако набранный персонал, в котором уже нет необходимости, как правило, остается в компании. Это не только приводит к лавинообразному росту издержек, но и запутывает деятельность компании в целом, а также формирует почву для внутренних конфликтов и интриг. Основа успешной оптимизации ОСУ - в первую очередь, это «выбрасывание из организации лишнего» и сдерживание затрат.
Особо следует отметить и то, что изменения в ОСУ должны быть своевременными. Многие компании, пережив этап бурного роста, постепенно переходят в фазу стагнации с последующим спадом. Однако вместо того, чтобы вести серьезную работу по обновлению целей и корректировке ОСУ, руководство продолжает смотреть на ситуацию сквозь «розовые очки». Из-за затягивания изменений повышаются возникающие из-за этого издержки и риски.
Тенденция к росту затрат и запаздывание изменений характерны для любой организации. Естественным ответом на это со стороны руководства компании будут регулярные превентивные изменения. Надо понимать, что изменения ОСУ - не самоцель и не должно быть «перемен ради перемен», поэтому любую работу со структурой стоит вести в тесной привязке к целям, стратегии и бизнес-планам компании. Эффективным инструментом для этого является «План по структуре и персоналу». Руководство компании должно утверждать его ежегодно вместе с годовым бизнес-планом, и даже как его часть. В этом документе учитываются цели компании, предстоящие изменения в структуре компании, задачи в области управления персоналом, бюджетные параметры. План по структуре и персоналу может детализироваться и включаться в индивидуальные планы отдельных руководителей. Это вовлечет их в процесс изменений и создаст дополнительную заинтересованность в результативность.