Ведение трудовых книжек
Согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 № 301 Министерство труда Украины, Министерство юстиции Украины и Министерство социальной защиты населения Украины приказом от 29 июля 1993 г. № 58 утвердило Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Приказом этих самых министерств от 26 марта 1996 г. № 29 внесены изменения в Инструкцию, которая действует в настоящее время.
Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки и вкладыш к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском или русском языках.
Если трудовая книжка выдана впервые, то записи в нее проводятся собственником или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
) сведения о работнике: фамилия, имя и отчество дата рождения;
) сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнения:
) сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины, поощрения за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;
) сведения об открытии, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся. Все записи в трудовой книжные о приеме на работу переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или в Полномочным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 2 февраля 1995 года, то в графе 2 трудовой книжки записывается «02.02.1995». Записи в трудовой книжке выполняются аккуратно. Шариковой ручкой или ручкой пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Печатью заверяются запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.
С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма № П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 года № 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе а также о награждениях и поощрениях и др., исправление производится собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись.
Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан дальнейшем работнику в нем необходимую помощь. Если предприятие, учреждение, организация, где была внесена неправильная или неточная запись, ликвидировано, исправления вносит правопреемник и удостоверяет его печатью, и в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия - областной архив или госархивов городов Киева, Севастополя или Совета Министров Крыма.
Исправленные сведения о работе, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае их потери другим документам, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости изменения записи после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется «запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности) »и в графе 4 повторяются даты № приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Таким же образом определяется недействительным запись об увольнении и запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или переведен, установленного органом по рассмотрению трудовых споров и восстановления на прежней работе или по изменению формулировки причин увольнения. Например, пишется: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причин увольнения записывается «Запись № таким-то и недействительным, уволен ." и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (приложение 9). Сведения о работнике записываются на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения работника вносятся полностью, без сокращений или замены, имя и отчество на основании паспорта или свидетельства о рождении.