Система информации в органах внутренних дел, требования, предъявляемые к информации, ее количественные и качественные характеристики.
. Необходимая достаточная достоверность и точность информации означает, что информация должна объективно отражать состояние системы и внешней среды с требуемой в данном случае степенью точности. Однако при соблюдении этих принципов необходимо учитывать, что, как правило, повышение степени полноты, достоверности и точности информации увеличивает время на ее получение (снижается оперативность), а зачастую увеличивается и ее стоимостная оценка (увеличивается количество сотрудников занятых ее сбором и пр.).
. Своевременность (или требуемая периодичность) состоит в том, что как задержка с поступлением информации в систему, так и преждевременный ее сбор приводят к снижению или потере ее актуальности и, как следствие, к значительному понижению эффективности принимаемых решений. Следовательно, задача субъекта управления состоит в том, чтобы исходя из характера решаемых задач и выполняемых функций наиболее правильно установить требуемую периодичность и сроки поступления отдельных видов информации, учитывая при этом необходимую степень полноты и точности содержащихся в них сведений.
. Комплексность, систематизированность и прогностический характер информации означает, что сведения должны в минимальном объеме выражать всю совокупность явлений, их взаимообусловленность и взаимосвязь с другими явлениями, относящимися к рассматриваемому вопросу, быть систематизированными и обобщенными по определенным критериям, соответствующему характеру решаемых задач и отражать не только текущее состояние системы и объектов внешней среды, но и перспективы их изменения (эволюции) в будущем.
. Коммуникативность информации - требование к информации, связанное с ее восприятием и усвояемостью как системой управления, так и объектами внешней среды. Это означает лаконичность и логичность построения сообщения, его непротиворечивость, однозначное и последовательное изложение, исключающее возможность разночтения. Еще в древности считали, что о том или ином явлении можно достаточно полно судить, если известны ответы на следующие вопросы: кто и что сделал, где, когда и какими средствами, зачем и кто сообщает об этом.
Это требование может выполняться унификацией, формализацией и стандартизацией наиболее распространенных в деятельности органов внутренних дел документов (различных протоколов, актов и пр.).
Рассматривая требования, предъявляемые к информации, необходимо кратко остановиться и на вопросах ее количественных и качественны характеристик.
Согласно математической теории информации, разработанной Клодом Шенноном, считается, что чем неочевиднее сообщение, чем менее оно вероятно, тем больше оно несет информации. Однако такая оценка сообщения ввиду ряда объективных причин не всегда приемлема для социальной информации, более нуждающейся в качественных характеристиках. Основной из них является ценность информации, критерий которой - сообщение, наиболее приближающее систему к решению поставленных перед ней задач.
Исходя из выше изложенного, можно сделать вывод, что количественные и качественные оценки информации связаны с ее полнотой и ценностью. Степень полноты информации определяется, как правило, соотношением той информации, которую субъект управления считает необходимой для выполнения поставленных перед ним задач, и той, которой он располагает на данный момент. Однако в данном случае субъекту всегда необходимо помнить о таком требовании, предъявляемом к информации, как ее оптимальность, а также необходимая и достаточная достоверность и точность - то есть четко представлять определенный ее предел. Ценность информации определяется, во-первых, степенью того, насколько устраняется неопределенность субъекта по решаемому вопросу, а, во-вторых - важностью сообщения для решения поставленных задач и его достоверностью.
Таким образом, рассмотрев роль и значение информации, систему информации органов внутренних дел, основные требования, предъявляемые к ней, а также количественные и качественные характеристики представляется возможным перейти к рассмотрению вопроса об организации информационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел.