Система информации в органах внутренних дел, требования, предъявляемые к информации, ее количественные и качественные характеристики.
Развитием данного основополагающего принципа информационного обеспечения является соответствие поступающих в орган видов и объемов исходной информации характеру ее выходных документов и решений, принимаемых согласно их компетенции (соответствие уровня сбора и обработки информации уровню принятия решение по данному вопросу). Соблюдение данного принципа во многом исключает такие нарушения в функционировании системы органов внутренних дел, как подмена компетенции нижестоящего подразделения органа внутренних дел вышестоящим (и наоборот) и связанное с этим запрашивание вышестоящим органом информации по тем вопросам, компетенция рассмотрения которых возложена на нижестоящий орган.
Однако жестко регламентированная структура органов внутренних дел и нормативно закрепленные в примерных положениях задачи и функции их служб и подразделений являются определяющим фактором для поступления в них тех или иных видов информации и организации в них соответствующих информационных массивов. Следует отметить, что сложность удовлетворения информационных потребностей структурных подразделений различных служб МВД, ГУВД, УВД и РОВД состоит в том, что многие виды поступающей в орган информации полифункциональны, потребность в них испытывается одновременно многими подразделениями и службами органов.
Кроме этого, на характер информационных потребностей накладывает отпечаток и тот факт, что ГРОВД, являясь объектами управления вышестоящих системных образований (МВД России, МВД, УВД (ГУВД) иных органов государственной власти и органов местного самоуправления), вынуждены зачастую заниматься сбором для них тех видов информации, которые не предусмотрены нормативными актами, и учет показателей по которым службами и подразделениями органов внутренних дел не осуществляется.
Определенное влияние на характер информационных потребностей оказывает также существующая в системе степень централизации и децентрализации управления. При большей самостоятельности низовых подразделений системы горрайорганов и расширении круга вопросов, решаемых ими без согласования с субъектами отраслевого управления, значительно сокращается объем как командной, так и осведомительной информации, циркулирующей в системе. Внимание субъектов в данном случае сосредотачивается на решении лишь основных, проблемных ситуаций.
Несколько слов следует сказать также и об изменении информационных потребностей в зависимости от стадий управленческого цикла. Наиболее емкой, с точки зрения информационных потребностей, является стадия выработки и принятия управленческого решения, на которой необходима сгруппированная и проанализированная информация, отражающая целевые установки, стоящие перед системой, конкретные задачи и критерии оценки, сложившуюся ситуацию, тенденции развития самой системы и окружающей среды (прогностическая информация), а также информация, отражающая ход научных разработок по данной проблематике или опыт решения аналогичных задач, накопленный как самим органом, так и другими органами внутренних дел (методическая информация и информация о передовом опыте). На этой стадии управленческого цикла, как показывают исследования, перерабатывается от 50% до 90% всей входящей в орган информации.
Большое значение для качественного и своевременного информационного обеспечения системы управления органами внутренних дел имеет вопрос о снижении уровня существующих в системе «информационных шумов» и преодоление «информационных барьеров», затрудняющих течение информационных процессов. Устранение «семантических шумов» (сообщение принято, но не понято) и «прагматических шумов» (сообщение принято, понято, но не оценено как ценное для органа) достигается путем повышения общего и специального уровня подготовки работников органов внутренних дел, введением единой системы и значения показателей функционирования служб и подразделений органов, применением единой терминологии управленческих документов, а также совершенствованием и углублением изложения задач и функций органов внутренних дел и функциональных обязанностей сотрудников.