Повышение эффективности работы
Для повышения качества и производительности труда в рамках организации необходимо тщательное планирование и методичный подход. Время, которое будет потрачено на планирование и реализацию продуманного процесса улучшений, с лихвой окупится заметным ростом эффективности работы, качества, прибыли, а также значительной экономией, обусловленной снижением издержек.
Процесс повышения качества и производительности труда и работы в целом можно разделить на шесть этапов:
) выявление сфер, требующих улучшения;
) анализ потребностей в связи с внесением изменений;
3) разработка концепций и мер, с помощью которых планируется реализовать намеченные улучшения;
4) детальная проработка этих мер;
) реализация этих мер;
) оценка результатов и «закрепление» улучшений.
Далее эти формирующие процесс этапы не только сформулированы в общем виде, но и дополнены комментариями, которые позволят успешно осуществить задуманное на практике.
ЭТАП 1: ВЫЯВЛЕНИЕ СФЕР, ТРЕБУЮЩИХ УЛУЧШЕНИЯ
Первый этап процесса внесения изменений связан с тем, что нужно достаточно точно сформулировать то, на чем вы сосредоточите свое внимание, поставить точный «диагноз» и далее работать в тесном контакте со всеми заинтересованными сторонами при подготовке предварительного плана.
. Определите границы проблемной сферы, требующей вашего внимания. В любой организации, особенно в организации со сложной структурой, есть множество проблемных зон, однако вам необходимо направить свои усилия на конкретную процедуру, процесс, систему взаимосвязанных процессов, функцию конкретного рабочего места, рабочую группу в рамках отдела, отдел в целом и отдельное направление деятельности компании.
. Заручитесь поддержкой руководства компании и других руководителей высокого ранга. Прежде чем приступить к реализации непростой задачи, связанной с внесением изменений, следует понять, что покровительство лидеров организации играет далеко не последнюю роль. Без их поддержки и влияния едва ли приходится рассчитывать на активное продвижение проекта и обеспечение всеми необходимыми ресурсами.
. Доведите цель предполагаемого в проекте процесса улучшений до всех заинтересованных сторон. Необходимо провести надлежащим образом беседы, с членами тех рабочих групп, которых нововведения обязательно коснутся, а также с их лидерами и клиентами, заручившись поддержкой. При этом особо следует выделить выгоды, обусловленные успешной реализацией этого процесса, для каждой из сторон. С этого момента постоянный контакт на основе коммуникаций со всеми заинтересованными сторонами будет неотъемлемой частью всех дальнейших усилий. При достижении определенных результатов независимо от этапа, на котором вы в данный момент находитесь, вам необходимо информировать заинтересованных лиц о достигнутом прогрессе, а также донести до них свое понимание того, что следует ожидать от реализации следующего этапа.
. Совместно с заинтересованными лицами разработайте предварительный план, который должен включать следующие элементы:
• распределение ролей и ответственности, ограничения по времени, компетентность участвующих в реализации проекта сотрудников;
• задачи и конечные результаты проекта;
• предельные сроки и временные графики;
• необходимое финансирование проекта и ограничения в связи с использованием этих средств;
• объем имеющейся информации, ее надежность и достоверность;
• ресурсы в распоряжении для использования в рамках осуществления этого проекта;
• потенциальные риски и подводные камни.
. Проведите специальную подготовку всех, кто будет принимать участие в процессе осуществления намеченных изменений. Убедитесь в том, что сотрудники, задействованные в этом процессе, включая тех, кто играет вспомогательную роль, понимают задачи процесса и осознают свою личную роль. Особенно тщательной должна быть подготовка лиц, принимающих участие в сборе сведений и их отражении.
ЭТАП 2: АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
Второй этап процесса улучшений включает выяснение того, как обстоят дела в проблемной зоне и что можно улучшить. Нам необходимо сформулировать цели и задачи в связи с предпринимаемыми усилиями.
. Опишите настоящее положение дел. Для понимания того, как можно определить состояние дел с производительностью и качеством труда в настоящий момент в избранной области, необходимо:
• изучить специфическую терминологию и используемые в данной области средства, ознакомиться с профессиональными справочниками, используемыми на рабочих местах, просмотреть учебные материалы, используемые при подготовке сотрудников;