Повышение эффективности работы
. Сформулируйте уточненные цели и задачи в рамках процесса улучшений. Каждая из задач должна удовлетворять следующим критериям:
• опишите наглядно желаемый результат, передайте его в цифрах и фактах;
• приведите признаки классификации;
• сформулируйте стандарты, определяющие приемлемый уровень качества производительности труда;
• можно ли рассчитывать на ощутимые результаты, если поставленная задач будет решена.
. Уточните характер воздействий, направленных на решение сформулированных задач. Проведите опрос среди заинтересованных лиц, включая спонсоров, лидеров сотрудников, экспертов по специальным вопросам для уточнения требований.
В случае необходимости обратитесь к специальной литературе и соберите данные для сопоставлений.
Установите приоритеты в отношении требований.
. Опишите эффективные меры, которые могут быть предприняты в отношении выявленной проблемы, удовлетворяющие уточненным требованиям. (Обратитесь к таблице в конце этой главы, где перечислены меры воздействия в связи с процессом улучшений).
. Определите требования по общему виду, развитию и реализации всех возможных мер воздействия.
. Отберите меры воздействия, эффективность применения которых наиболее вероятна, а полученные результаты обещают быть наиболее стабильными с учетом следующих ограничений, обусловленных внешней средой:
• культура, ценности и история организации;
• вероятность позитивного восприятия рассматриваемых мер;
• возможности организации и отдельного сотрудника;
• практичность;
• сопутствующие издержки;
• время.
Примечание: учитывая, что проблемы, возникающие в связи с работой организации, имеют сложный, многоплановый характер, обычно для их решения требуется определенная комбинация воздействий. Так, например, улучшение качества работы в одном функциональном подразделении может потребовать пересмотра критериев, положенных в основу подбора кандидатов на определенную должность, создания новых пособий и технических средств, пересмотра рабочих процессов и принципов в целом.
6. Разработайте меры, которые будут соответствовать уточненным требованиям.
Создайте подробную спецификацию.
Подготовьте проект. Представьте проект в виде документа и согласуйте его с заинтересованными лицами.
При необходимости пересмотрите проект.
ЭТАП 4: ДАЛЬНЕЙШАЯ ПРОРАБОТКА МЕР ВОЗДЕЙСТВИЯ
На четвертом этапе процесса улучшений предстоит развить до логического завершения и испытать на практике выработанные меры воздействия.
. Доведите меры воздействия до завершающей стадии и разработайте механизмы, с помощью которых будет обеспечена устойчивость результатов. Как правило, решение этой задачи выливается в подготовку новых пособий для сотрудников, разработку новых тренингов, описание процедур, создание «горячей линии», реализацию программ, ориентированных на принципы наставничества, или создание иных механизмов и процессов поддержания и сохранения устойчивости, призванных способствовать реализации начатого процесса изменений и закреплению результата.
. Испытайте планируемые меры воздействия по аналогии с «пилотным выпуском», поскольку именно стадия практических испытаний имеет решающее значение для осуществления любого вмешательства. Никогда нельзя быть полностью уверенным в том, что даже исключительно тщательно проработанные меры окажутся работоспособными в специфических условиях, свойственных вашей организации.
. Произведите по мере необходимости ревизию намеченных воздействий. Те элементы, которые потребуют дальнейших корректировок, выявятся на этапе «пилотного выпуска".
. Осуществите намеченные меры и реализуйте механизмы поддержки.
ЭТАП 5: РЕАЛИЗАЦИЯ МЕР
На пятом этапе процесса улучшений необходимо обеспечить коммуникации, выступить с инициативой обучения, тренингов или иных подготовительных мер, без которых планируемые изменения не будут иметь должного эффекта, и приступить к основной части процесса.
. Доведите до сведения всех заинтересованных лиц график реализации процесса улучшений и предполагаемые в связи с этим конкретные изменения. По сути, ваша задача не отличается от того, как вы информировали заинтересованных лиц о ходе производимых улучшений в отношении проекта. Но на данном этапе особое значение приобретает масштаб и содержательное наполнение коммуникаций, поскольку вы готовы приступить к реальным действиям. Вам необходимо предусмотреть процесс, который обеспечит поток вопросов и критических замечаний и даст возможность находить такие ответы, которые вызовут одобрительное отношение к планируемым мерам воздействия со стороны всех заинтересованных лиц.